Comment créer vos modèles de documents

DocumentsSavez-qu’il est possible de créer vos modèles personnalisés dans les logiciels Microsoft Office ?

Grâce à cette fonctionnalité, je peux enregistrer sur mon ordinateur des modèles pour chacun de mes clients. Cela me permet de retranscrire leurs dictées directement sur leur papier à en-tête ou selon leur présentation habituelle, et de leur retourner des documents prêts à utiliser.

Si vous utilisez régulièrement le même type de document, pour lequel vous avez créé une mise en page particulière, l’enregistrer en tant que modèle peut vous faire gagner du temps et vous simplifier la vie. Il peut s’agir de documents professionnels ou personnels, par exemple :
– tableau mensuel de suivi des dépenses,
– planning hebdomadaire,
– fiche de cours,
– page de garde de rapport ou de projet,
– ou encore une trame de votre CV que vous pourrez adapter à chaque candidature.

Voici comment faire dans Excel 2013 (par exemple pour un modèle de facture). La procédure est exactement la même pour Word et Powerpoint.

Création d’un modèle

Je pars d’un document existant (que j’ai créé ou qui m’a été transmis par le client) et je procède de la façon suivante :

  • Je clique sur l’onglet Fichier.
  • Je clique sur Enregistrer sous.
  • Je double-clique sur Ordinateur.

Modele 1

  • Je donne un nom à mon modèle dans la zone Nom de fichier.
  • Dans la zone Type, je choisis Modèle Excel puis je clique sur Enregistrer.

Modele 2

Et voilà, mon modèle est créé.

Utilisation du modèle

Pour utiliser le modèle que j’ai créé, c’est tout simple :

  • Je clique sur l’onglet Fichier.
  • Je clique sur Nouveau.
  • Dans la zone à droite, je clique sur Personnel pour visualiser mes modèles personnalisés.
  • Je choisis celui sur lequel je veux travailler en cliquant dessus.

Modele 3

Lorsque j’ai terminé de travailler, j’enregistre comme d’habitude :

  • Je clique sur la disquette dans la barre d’accès rapide (ou sur Fichier puis sur Enregistrer).
  • Je double-clique sur Ordinateur.
  • Je choisis le répertoire de stockage de mon document.
  • Je tape un nom dans la zone Nom de fichier.
  • Je clique sur Enregistrer.

Un nouveau document est créé, et mon modèle n’est pas modifié.

Rectification du modèle

Si je dois modifier mon modèle, pour le corriger ou le mettre à jour, voici comment je procède :

  • Je clique sur l’onglet Fichier.
  • Je clique sur Ouvrir.
  • Je double-clique sur Ordinateur.
  • Je double-clique sur Modèles Office personnalisés.
  • Je choisis mon modèle dans la liste et je clique sur Ouvrir.

Une fois les modifications effectuées, j’enregistre tout simplement mon modèle avant de le fermer.

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