Le suivi des modifications dans un document Word

WordDans le cadre de mon activité de secrétaire d’avocat, il m’est arrivé régulièrement d’envoyer par mail des projets de courrier ou d’acte à un client pour recueillir ses observations.

L’usage dans ce cas est de convertir le document en fichier PDF avant de l’envoyer. Le but est que le destinataire du mail ne puisse pas y porter ses observations ou modifications directement, ce qui nous obligerait à relire scrupuleusement tout le document.

Cependant, notre interlocuteur doit nous adresser ses observations dans un document distinct, et nous devons alors reprendre notre texte, le collationner avec celui du client et y insérer une à une les modifications souhaitées.

Une autre solution consiste à activer et verrouiller le suivi des modifications dans Word afin que le client puisse apporter à notre document des corrections ou commentaires qui seront visibles et que nous pourrons valider (accepter ou refuser).

Suivi modifications

Voici comment je procède (dans Word 2013) :

Avant d’envoyer mon texte tapé dans Word, dans l’onglet « Révision » je clique sur la petite flèche à droite de « Suivi des modifications » pour ouvrir le menu déroulant puis je sélectionne la commande « Verrouiller le suivi ».

Je renseigne un mot de passe comme le demande le programme (je n’oublie pas de le noter : je devrai le saisir à nouveau pour déverrouiller le suivi).

J’enregistre mon document et je l’envoie par mail. Mon interlocuteur peut le modifier à sa guise : toutes ses modifications sont visibles, soit directement dans le texte, soit en marge. Il peut aussi simplement apporter des observations ou poser des questions en positionnant son curseur à l’endroit souhaité dans le texte et en cliquant sur « Nouveau commentaire » dans l’onglet « Révision » ; les commentaires apparaissent dans la marge droite du document.

Lorsque je reçois par mail le document corrigé par le client, je l’ouvre dans Word et je déverrouille le suivi : dans l’onglet « Révision » je clique sur la petite flèche à droite de « Suivi des modifications » pour ouvrir le menu déroulant puis je sélectionne « Verrouiller le suivi ». J’entre mon mot de passe et je clique sur « OK ».

Il ne me reste plus qu’à placer mon curseur sur chacune des modifications proposées et à la valider en cliquant, dans l’onglet « Révision », sur « Accepter » (le texte se corrige automatiquement) ou « Refuser » (la correction proposée n’est pas prise en compte). Les marques de suivi disparaissent alors et je peux enregistrer mon document corrigé.

Pour faire disparaître les commentaires, je fais un clic droit sur le commentaire dans la marge et je sélectionne « Supprimer le commentaire ».

Je peux ensuite, si je le souhaite, désactiver le suivi des modifications : je clique sur la petite flèche sous « Accepter » ou « Refuser » pour ouvrir le menu déroulant, puis je choisis l’option « Accepter toutes les modifications et arrêter le suivi » (ou « Refuser toutes les modifications et arrêter le suivi »).

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