Comment créer vos modèles de documents

DocumentsSavez-qu’il est possible de créer vos modèles personnalisés dans les logiciels Microsoft Office ?

Grâce à cette fonctionnalité, je peux enregistrer sur mon ordinateur des modèles pour chacun de mes clients. Cela me permet de retranscrire leurs dictées directement sur leur papier à en-tête ou selon leur présentation habituelle, et de leur retourner des documents prêts à utiliser.

Si vous utilisez régulièrement le même type de document, pour lequel vous avez créé une mise en page particulière, l’enregistrer en tant que modèle peut vous faire gagner du temps et vous simplifier la vie. Il peut s’agir de documents professionnels ou personnels, par exemple :
– tableau mensuel de suivi des dépenses,
– planning hebdomadaire,
– fiche de cours,
– page de garde de rapport ou de projet,
– ou encore une trame de votre CV que vous pourrez adapter à chaque candidature.

Voici comment faire dans Excel 2013 (par exemple pour un modèle de facture). La procédure est exactement la même pour Word et Powerpoint. Continuer la lecture de Comment créer vos modèles de documents

Les raccourcis clavier

Metro KeyboardUn raccourci clavier est une combinaison de touches du clavier (plusieurs touches actionnées en même temps) provoquant une action particulière.
Il en existe une multitude qui permettent de gagner un temps précieux, notamment dans l’utilisation des outils bureautiques.

Saviez-vous qu’il est également possible de créer vos raccourcis clavier personnalisés ? Je vous montre comment faire à la fin de cet article.

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Connaissez-vous l’espace insécable ?

 WordL’espace insécable est une astuce de traitement de texte très pratique qui permet de laisser sur la même ligne deux éléments d’une phrase séparés par une espace1, lorsqu’on ne veut pas que le deuxième élément se retrouve sur la ligne suivante comme dans l’exemple ci-dessous :

espace insecable

Il suffit d’insérer une espace insécable entre « 18 » et « mars » pour que la date apparaisse dans son intégralité sur la même ligne, comme ceci :

2 espace insecable

Je trouve que c’est bien plus pratique et rapide que les méthodes « bidouillage » souvent utilisées, comme l’insertion de multiples espaces ou même le retour à la ligne…

Comment faire une espace insécable ?

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Aligner des chiffres dans Word

WordLorsque vous devez énumérer des chiffres dans un document, par exemple pour détailler le calcul d’une somme, la présentation est beaucoup plus claire si les chiffres sont bien alignés les uns sous les autres, en colonne.

Pour y parvenir simplement, il suffit de définir une « tabulation décimale » qui va vous permettre d’aligner tous vos chiffres par rapport à la virgule, comme dans l’exemple ci-dessous :
Aligner chiffres

Voici comment procéder : Continuer la lecture de Aligner des chiffres dans Word

Créer une insertion automatique dans Word

WordConnaissez-vous cette fonctionnalité très utile ?
Si vous reprenez régulièrement dans vos documents des phrases toutes faites, voire des paragraphes entiers, elle peut vous faire gagner beaucoup de temps en évitant le fameux « copier-coller » qui vous oblige à aller les chercher dans vos anciens fichiers.

Il vous suffit de les enregistrer dans la « galerie QuickPart » pour pouvoir les sélectionner quand vous souhaitez les insérer dans un document.

Voici comment faire : Continuer la lecture de Créer une insertion automatique dans Word

Le suivi des modifications dans un document Word

WordDans le cadre de mon activité de secrétaire d’avocat, il m’est arrivé régulièrement d’envoyer par mail des projets de courrier ou d’acte à un client pour recueillir ses observations.

L’usage dans ce cas est de convertir le document en fichier PDF avant de l’envoyer. Le but est que le destinataire du mail ne puisse pas y porter ses observations ou modifications directement, ce qui nous obligerait à relire scrupuleusement tout le document.

Cependant, notre interlocuteur doit nous adresser ses observations dans un document distinct, et nous devons alors reprendre notre texte, le collationner avec celui du client et y insérer une à une les modifications souhaitées.

Une autre solution consiste à activer et verrouiller le suivi des modifications dans Word afin que le client puisse apporter à notre document des corrections ou commentaires qui seront visibles et que nous pourrons valider (accepter ou refuser).

Suivi modifications

Voici comment je procède (dans Word 2013) : Continuer la lecture de Le suivi des modifications dans un document Word