Travail à distance : mes outils

La grande majorité de mon travail s’effectue à distance, non seulement pour mes missions de correction ou de retranscription, mais également dans le cadre de mon activité de télésecrétaire juridique.

Ce mode de fonctionnement est de plus en plus courant et largement facilité par les technologies nouvelles. Il nécessite bien évidemment d’avoir à sa disposition au minimum un ordinateur et une connexion internet, mais il existe également de nombreux outils très utiles qui simplifient cette façon de travailler.

Voici ceux que j’ai adoptés :

Logo OutlookMessagerie électronique : Outlook

La messagerie électronique est bien entendu l’outil de base pour le travail à distance. C’est le moyen de communication que j’utilise le plus souvent avec mes clients. La plupart d’entre eux me transmettent leurs fichiers et leurs instructions par ce biais.

Pour ma part, j’utilise Outlook qui propose de nombreuses fonctionnalités, et notamment :

Configuration de plusieurs comptes de messagerie

Cela me permet de centraliser dans Outlook les messages reçus sur mes différentes adresses électroniques (à la fois professionnelles et personnelles).

Signature personnalisée

Il est possible de créer plusieurs signatures différentes pour chacun des comptes de messagerie configurés.

Classement des messages

J’ai créé dans ma messagerie plusieurs dossiers, et notamment un dossier par client. Mes courriers électroniques sont ainsi bien rangés et je peux les retrouver facilement.

Actions automatiques

En créant des règles à appliquer par Outlook, j’automatise des actions relatives à certains messages. Par exemple, les courriels reçus d’un expéditeur défini sont déplacés automatiquement dans le dossier choisi : plus de temps perdu en classement, il se fait tout seul !

Programmation de l’envoi des messages

Cette fonctionnalité permet de rédiger un courrier électronique à l’avance et de différer son envoi : le message reste dans la boîte d’envoi jusqu’à la date et l’heure déterminées. Pour en savoir plus, consultez l’article Outlook : Programmer l’envoi d’un courriel

Logo DropboxPartage de fichiers : Dropbox

Le logiciel Dropbox est très pratique notamment pour trois types d’utilisation :

Envoi de fichiers volumineux

Lorsqu’un fichier est trop lourd pour être envoyé par courrier électronique, je le place dans ma Dropbox et je crée un lien que je copie dans un message au destinataire du fichier, ce qui lui permet d’avoir accès au document, même s’il n’a pas de compte Dropbox.

Partage de fichiers en temps réel

Dropbox offre aussi la possibilité de travailler à plusieurs et à distance sur un même document, et de visualiser au fur et à mesure les modifications apportées par chacun. Pour cela, il faut créer un dossier partagé, y placer le document commun et ajouter les personnes concernées.

Accès aux fichiers à distance

Tous les fichiers stockés dans Dropbox me sont accessibles depuis n’importe quel ordinateur puisqu’il me suffit de me connecter à mon compte pour les retrouver.

Logo TeamViewerConnexion à distance : TeamViewer

Il peut être très utile de pouvoir se connecter à distance à un ordinateur, et TeamViewer permet de le faire très simplement.

Accès permanent

TeamViewer permet de configurer l’accès à un poste dédié pour travailler à distance exactement de la même façon que le personnel sur place. Je peux également me connecter à mon ordinateur personnel depuis n’importe quel appareil.

Connexion ponctuelle

En créant des identifiants provisoires, TeamViewer me permet :

  • soit de laisser l’accès à mon ordinateur à un technicien, pour me dépanner, ou pour procéder à une installation propre à l’un ou l’autre de mes clients ;
  • soit d’accéder ponctuellement à l’ordinateur d’un de mes clients pour l’aider à exécuter une manipulation dont il n’a pas l’habitude.

Logo SkypeMessagerie instantanée : Skype

Certains de mes clients préfèrent communiquer via Skype.

Ce logiciel permet de passer des appels vocaux et même vidéo, mais je n’utilise que la messagerie instantanée, c’est-à-dire l’envoi de courts messages, moins formels que les courriers électroniques.

Skype offre d’autres fonctionnalités, telles que :

  • l’envoi de fichiers,
  • l’organisation d’une conversation entre plusieurs personnes,
  • le partage d’écran.

* * *

Évidemment, il existe bien d’autres solutions qui présentent des fonctionnalités similaires et que je peux utiliser selon les préférences de mes clients, par exemple WeTransfer ou NextSend pour l’envoi de fichiers volumineux, OneDrive ou Google Drive pour le partage de fichiers…

Et vous, vous arrive-t-il de travailler à distance ? Quels outils utilisez-vous ?

 

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